Allianse- og samarbeidsavtale

 

Partene: Allianse-idrettslaget Ishockeyklubben Comet Halden

Underliggende idrettslag Ishockeyklubben Comet Halden Elite

1              Partene

Partene i denne avtalen er allianse-idrettslaget Ishockeyklubben Comet Halden (heretter kalt Breddelaget), som drifter og organiserer alle aldersbestemte lag fra og med u7 til og med u20 inkl Comet 2, og underliggende idrettslag Ishockeyklubben Comet Halden Elite (heretter kalt Elitelaget), som drifter og organiserer senior A-laget.

2              Avtalens Gyldighet

Med virkning fra           12.09.2016            (inngått dato) skal partene samarbeide til det beste for hele klubbens drift med tanke på sportslig og økonomisk utvikling for begge parter.

Reforhandling av avtalen skal skje umiddelbart etter årsmøte og har virkning fra 1 juli hvert år.

Avtalen kan sies opp med 14 dagers varsel fra en av partene.

3              avtalens Formål og omfang

Formålet med avtalen er å regulere samarbeidet mellom partene der det er naturlige møtepunkt. Dette kan være sportslig satsning, fordeling av inntekter og utgifter fra felles arrangement eller ansvars- og eierforhold til nødvendige avtaler og tjenester.

 

NIF’s lovverk om allianse-idrettslag og lov for Ishockeyklubben Comet Halden allianse-idrettslag vedtatt 11. mai 2010, og med senere endringer, er overordnet denne avtale.

4              ansvar og plikter

Begge parter er pliktig til å følge denne avtalens innhold og åpent informere hverandre om pågående arbeid som har betydning for den andre part mht. sportslig satsing eller oppfyllelse av felles mål.

4.1         Organisatoriske forhold

Elitelaget er forpliktet til å følge Breddelagets til enhver tid gjeldende lover.

 

Breddelaget skal avholde årsmøte for Elitelaget og plikter å informere Elitelagets styre om lovendringer eller andre organisatoriske endringer som skal legges frem som saker på Breddelagets årsmøte.

 

Samtlige medlemmer i Elitelaget blir automatisk medlem av Breddelaget ved innmelding i førstnevnte lag (ihht Nif`s lovverk om idrettslagsallianse anno 22.10.2015 § 2b(1) . Breddelagets medlemmer kan ved innmelding automatisk bli medlem av Elitelaget, men kan om ønskelig frasi seg tilbudet om å være medlem av dette laget[1].

4.2         Økonomi og personalansvar

Partene skal ha adskilt økonomi og regnskap knyttet til sin registrerte enhet og inntekter/utgifter som genereres for å drifte lagene skal holdes adskilt.

 

Breddelagets styre er ansvarlig for å administrere og bekoste de aldersbestemte lag og tilhørende støtteapparat.

 

Elitelagets styre er ansvarlig for å administrere og bekoste Elitelaget, tilhørende støtteapparat, ansatte og administrasjon rundt A-laget.

Forhold rundt spillerkontrakter, ansettelser, rapportering til NIHF/organisasjonsledd og andre myndigheter for de personer som er under kontrakt med Elitelaget[2] (A-lagspillere, trenere og evt. administrasjon) kan kun godkjennes/signeres av Elitelagets styre eller deres delegerte.

 

Dersom Breddelaget ønsker å ansette trenere eller administrativt personale, kan disse ha sitt ansettelsesforhold i Elitelaget. Dette for å ivareta de formelle deler av et arbeidsforhold som lønn og sosiale kostnader herunder rapportering. Arbeidsgiveransvaret i forhold til kompetanse, evaluering, utvikling etc. ligger i Breddelaget. Lønn (bruttolønn inkl. sosiale kostnader) til disse skal da overføres fra Breddelaget til Elitelaget før utbetaling. En skriftlig avtale mellom partene må foreligge før en slik ansettelse iverksettes.

 

Det er fri overgang av juniorspillere mellom lagene innenfor de rammer som er gitt i NIHF’s regelverk.

 

Elitelaget kan fritt benytte samme medlemsregister som Breddelaget innehar. Breddelaget administrerer registeret på oppdrag fra Elitelaget og alle kontingenter tilfaller Breddelaget.

Breddelaget fakturerer elitelaget for det antall spillere de til enhver tid har. Elitelaget kan stå fritt til å kreve inn igjen kontingenter fra spillere.

4.3         Kommunikasjon

Elitelagets styre kan etter avtale med Breddelagets styre benytte seg av felles ressurser, så som felles postmottak, offisiell e-postadresse, kompetanse og ressurser mot NIHF m.m.

 

Fronting mot media kan gjøres av begge parter ved at leder av Breddeklubben fronter saker som har med allianse-idrettslaget å gjøre, mens leder av Elitelaget (evt. Leder av sports komité) kun skal fronte saker som har med driften av A-laget å gjøre.

5              Organisasjon

Lagene skal samarbeide om felles arbeidsutvalg som angitt i organisasjonsplan vedtatt under siste årsmøte for allianse-idrettslaget med den hensikt å bevare klubbfølelsen og arbeide mot felles mål i en og samme klubb. (Se beskrivelse av respektive lags rettigheter og ansvarsfordeling i punkt under.)

 

Partenes styrer skal danne et samarbeidsutvalg bestående av styremedlemmene fra begge styrer med den hensikt å styre den daglige driften av klubben via arbeidsutvalgene.

 

Senest 2 måneder etter årsmøtene skal styrene sammen ha etablert en bemanningsplan og bemannet respektive utvalg og utvalgene ha lagt frem forslag til arbeidsinstrukser som skal godkjennes av de respektive styrer.
Partene skal sammen etablere felles handlingsplan og klubbregler som både medlemmer og ansatte i lagene må etterleve[3].

5.1          Sport og utvikling

Sportsutvalget for bredde/elite skal legge frem en Sportsplan3 for de neste 3-5 år som omfatter både breddelaget og elitelaget. Planen skal revideres hvert år og godkjennes av begge parters styrer.

 

Breddestyret/elitestyre skal etablere en 3-5 års organisatorisk handlingsplan.

5.2          Salg og marked

Elitelaget har førsterett til å inngå eksterne samarbeidsavtaler for sponsing, salg og markedsføring av klubbens merkevare, hallreklame og lignende som genererer inntekter til drift av elitelaget.

Dersom Elitelaget har til hensikt å inngå samarbeid med et eksternt selskap for å drive næringsvirksom basert på Klubbens merkevare og Elitelagets verdi, så som sponsorvirksomhet, reklamevirksomhet, salg av supporter artikler eller kontroll av inntekter og utgifter forbundet med Elitelaget, er Elitestyret forpliktet til å inkludere Breddestyret i forhandlingsprosessen og begge parter skal signere avtalen.

 

Breddelaget kan inngå samarbeidsavtaler med firma som spesielt ønsker å støtte Breddelaget, men først etter å ha informert Elitelaget om ønsket avtale.

Ved forhandlinger om tilbud/avtaler som gjelder rabatter eller andre fordeler til klubben skal begge parter inngå i avtalen forutsatt at dette er naturlig. Leder av markedsutvalget er delegert av begge styrer til å signere slike avtaler på vegne av begge lag i den grad avtalen ikke forplikter lagene.

 

  • Partene skal før hver sesong avtale hvordan kiosken eller annet salg av mat/drikke under arrangement skal foregå. Avtalen skal inkludere ansvar, driftsmåte og hvordan utgifter/inntekter skal fordeles mellom partene. Avtalen skal reforhandles hvert år før sesongstart og skal foreligge skriftlig.
  • Hvis avtalen ikke reforhandles innen sesongstart gjelder forrige års avtale. (vedlegg 1.)
  • 50/50 lotteri skal tilfalle elitelaget i sin helhet. Elitelaget skal også selv bemanne lotterisalget.
  • Inntekter ved parkering skal tilfalle breddelaget i sin helhet. Breddelaget skal også selv bemanne parkeringen.
  • Frigåing skal bemannes av elite/bredde og inntektene skal deles 50/50
  • Grasrotandelen skal deles 50/50 mellom bredde/elite.

Dugnader

Comet har gjennom dugnadsinnsats I flere år vært en betydelig bidragsyter til byens ulike arrangementer. Klubben ønsker også i fremtiden å være dette og gjennom det skape en betydelig del av klubbens totale inntektsgrunnlag samtidig som vi bygger positivt omdømme og samhold.

Comets Elitedel har siste år fått forespørsel om å delta i store dugnadsinnsatser, der oppdragsgivere ønsker profilering av sine tjenester gjennom Elitedelen.
Comet ønsker å stå samlet om dugnadsinnsatser, men samtidig ivareta de ulike oppdragsgiveres ønsker. Dugnader administreres gjennom dugnadsansvarlige for Bredde- og Elitedelen.

  • Allsammen/Allsangen:
  • Breddedelen bemanner og administrerer dugnadstimer etter forespørsel fra Allsammen/Allsang. Elitedelen har sine faste personer som inngår i Allsangstaben, hvor dugnadsinntektene fra dette tilfaller Elitedelen. Forespørsler om tilleggstimer/akuttimer til dugnadsansvarlige i Bredde- eller Elitedelen bemannes fortløpende av respektive.
  • Ton’s of Rock:
  • Oppdragsgiver ønsker gjennom Elitedelen en profilering av Ton’s of Rock.
    Elitedelen har forpliktet seg til 1000 dugnadstimer og ønsker bistand fra Breddedelen til å fylle 300 timer i forbindelse med denne dugnaden hvert år, forutsatt at oppdragsgiver ikke endrer antallet dugnadstimer. Skulle antallet dugnadstimer bli endret av oppdragsgiver, benyttes samme fordelingsnøkkel.
    Ton’s of Rock administreres via dugnadsansvarlig Elitedelen.
  • Get:
  • Elitedelen har fått forespørsel om en betydelig dugnadsinnsats fra oppdragsgiver, med en lengre varighet.
    Elitedelen ønsker å fordele arbeid og inntekt likt mellom Bredde- og Elitedelen.
  • Arbeidet administreres via dugnadsansvarlig Elitedelen etter ønske fra oppdragsgiver dog gjøres dette i tett samarbeid med dugnadsansvarlig for Breddedelen.
  • Grenserittet/Grenseløpet:
  • Elitedelen er blitt forespurt om dugnadsinnsats for Grenserittet/Grenseløpet i 2016. Skulle tilsvarende henvendelse komme senere år fordeles denne likt mellom Bredde- og Elitedelen.
    Grenserittet/Grenseløpet administreres via dugnadsansvarlig Elitedelen.
  • Andre større dugnader:
  • Nye henvendelser vedrørende dugnader på størrelse med Allsangen, Ton’s of Rock og GET, skal alltid presenteres både Bredde- og Elitedelen. Deretter skal det forhandles for å oppnå en best mulig fordeling som tjener hele klubben samlet.

Fordeling mindre dugnader

 

Dugnadshenvendelser av mindre karakter utføres av Breddedelen. Dog kan Elitedelen utføre mindre dugnader ved direkte henvendelse eller fra noen av Elitedelens sponsorer

5.3          Kamparrangement

Utvalget skal tilrettelegge for kamparrangement for både Elite- og Breddelaget, dvs. at utstyr finnes tilgjengelig, opplæring og sørge for at korrekte rutiner, rapportering, vakthold etc. blir overholdt som beskrevet i NIHF’s reglement.

 

Kamparrangementsutvalget bemanner nødvendige roller for Elitelagets kamper.

Alle inntekter og utgifter fra treningskamper og seriespill for Elitelaget, dvs. hjemme- og bortekamper i serie og sluttspill/kvalifisering, tilfaller Elitelaget.

Elitelaget dekker alle kostnader i forbindelse med kamparrangement for Elitelaget.

Dette punkt gjelder ikke dugnadsarbeid som genererer inntekter som nevnt over.

 

De aldersbestemte lag bemanner nødvendig roller for egne kamper, men arrangementsutvalget skal stille med support til føring av protokoll eller klokke inntil nødvendig opplæring er gitt.

5.4          Klubbarrangement- og dugnad

Breddelaget skal selv stå for planlegging og bemanning av arrangement for aldersbestemte lag, men med støtte fra øvrige felles utvalg.

Alle inntekter og utgifter under arrangement i regi av Breddelaget, som seriekamper, hockeyskoler, turneringer eller andre sosiale arrangement tilfaller Breddelaget.

5.5          Hallkomitè

Elitelaget plikter å inngå avtale med Halden Kommune for leie av is og ønskede fasiliteter i ishallen for både bredde og elite. Begge parter skal vurdere innholdet i avtalen før signering.

Breddelaget plikter å dekke deler av avtalens verdi. Summen forhandles mellom partene hvert år før budsjettet fastsettes og skal foreligge skriftlig. Denne sum skal dekke all trening og kampavvikling for aldersbestemte lag.

Det er hall komitéens ansvar å fordele lokaler og istid til respektive lag og arrangement til det beste for å oppfylles partenes mål.

Hallkomiteen er ansvarlig for oppsett av treningstider, slik at tilgjengelig istid utnyttes til det beste for begge parter. Elitelaget har imidlertid førsterett på istid i forbindelse med A-lags kamper i prestasjonsserien, treningskamper og turneringer.

 

[1] Ved inngåelse av denne avtale skal alle nåværende medlemmer av Breddelaget automatisk bli medlem av Elitelaget, men kan senere frasi seg medlemskap i Elitelaget dersom ønskelig. Denne informasjon skal ligge tilgjengelig på klubbens hjemmesider.

 

[2] Elitelaget plikter å overta Breddelagets ansettelser relatert til A-laget så fort Elitelaget er stiftet og genererer inntekter fra sponsorer. Spillerkontrakter for A-laget skal samtidig overtas av Elitelaget den dagen Elitelaget er tatt opp i NIF/NIHF.

 

[3] Første Handlingsplan og Sportsplan skal senest foreligge før sesongstart 2016/2017